1. Who we are and scope

This Privacy Policy explains how Wolf Industries LLC, a North Carolina limited liability company doing business as Epik Leads ("Epik Leads", "we", "us" or "our"), collects, uses, shares and protects personal information when you visit epikleads.co (the "Website"), fill out our forms, book a call, call or text our business number, talk to our AI voice assistant, email us, pay us or otherwise use our services (the "Services").

This policy applies to information we process for our own purposes as the business responsible for it (a "controller" or "business"). When we process information about our Clients' customers on a Client's behalf (for example, leads that arrive through a website we built for a Client), we act as a service provider or processor for that Client, and the Client's own privacy policy governs that information. This policy does not cover third-party websites or services we link to.

2. Information we collect

Depending on how you interact with us, we collect the following categories of personal information:

We do not intentionally collect sensitive personal information such as Social Security numbers, financial account credentials, precise geolocation, health or biometric data. Please do not send it to us. Voice recordings are used to document and follow up on calls, not to identify you by voiceprint.

3. Sources of information

• Directly from you, when you fill out forms, book on Cal.com, call, text, email, pay or send us content.
• Automatically, from your browser or device when you use the Website (see Section 7).
• From service providers acting for us, such as Twilio (call and message records), Stripe (payment status), Cal.com (bookings) and our AI voice assistant (transcripts and summaries).
• From our Clients, when they give us information about their business, staff or customers so we can provide Services to them.
• From public sources, such as your public business listing or website, when we prepare for a call you booked.

4. How we use information and legal bases

We do not use personal information for automated decision-making that produces legal or similarly significant effects. We do not use the content of your calls or texts to train third-party AI models, and we configure our AI providers, where options are available, not to use our data for model training.

5. Phone calls, recording and our AI assistant

Calls to our business number may be answered by an AI voice assistant powered by a third-party AI model (xAI) over our telephony provider (Twilio). The assistant can answer questions, take your details and book a call. Calls may be recorded and transcribed, and the AI may generate a summary. Recordings, transcripts and summaries are processed by Twilio and xAI on our behalf and stored in our systems so we can follow up, keep accurate records, train our staff and improve the Services.

We tell you at the start of the call that you are speaking with an AI assistant and that the call may be recorded. If you do not want to talk to the AI assistant or be recorded, you can hang up and email us at [email protected], or ask for a person and we will call you back.

6. How we share information

We share personal information only as described below:

• Service providers (processors) that act on our instructions and under contractual confidentiality and security obligations:
  • Cloudflare (website hosting, form processing and backup storage)
  • SMTP2GO (email delivery of form submissions and messages)
  • Notion (our internal customer records)
  • Cal.com (scheduling)
  • Stripe (payment processing)
  • Twilio (phone number, calls, call recording and text messages)
  • xAI (the AI model that powers our voice assistant, which processes call audio and transcripts)
  • Umami (privacy-focused website analytics)
  • Google (business email and fonts) and other productivity tools we use to run our business
• Legal and safety: when required by law, subpoena or court order, or to protect the rights, property or safety of Epik Leads, our users or others, and to investigate fraud or abuse.
• Business transfers: in connection with a merger, acquisition, financing, reorganization or sale of all or part of our business, subject to this policy.
• With your direction or consent, for example when you ask us to connect a third-party tool.

7. Cookies and analytics

Our Website is designed to work with minimal tracking:

• Strictly necessary storage: we use your browser's local storage to remember your language choice (English or Spanish) and, for embedded demos, session storage. These do not track you across sites.
• Analytics: we use, or may use, Umami, a privacy-focused analytics tool that does not use cookies, does not collect personal identifiers and does not track you across websites. It records aggregated information such as pages viewed, referrers, device type and country. Our hosting provider may also process basic request logs for security.
• Third-party content: pages may load fonts from Google Fonts and scripts from a public content delivery network, and may embed live websites we built for clients. Those providers may receive your IP address and browser information when content loads. Our Cal.com and Stripe pages are operated by those companies under their own cookie policies.
• Advertising pixels: we do not currently use advertising pixels on epikleads.co. If we add them in the future, we will update this policy and provide any required choices.

You can clear or block local storage in your browser settings; the Website will still work, but may not remember your language.

8. Data retention

We keep personal information only as long as needed for the purposes in this policy, then delete or de-identify it. Typical periods:

• Leads and booking requests that do not become Clients: up to 24 months after the last contact.
• Call recordings and transcripts: usually up to 12 months, unless needed longer for a dispute or legal reason.
• Text messages and SMS consent records (including opt-outs): for as long as needed to honor your choices and prove consent, generally at least 4 years after the last message, in line with TCPA limitation periods.
• Client account, project and billing records: for the duration of the relationship and up to 7 years afterwards for tax, accounting and legal purposes.
• Analytics: aggregated statistics may be kept indefinitely because they do not identify you.

9. Security

We use administrative, technical and physical safeguards designed to protect personal information, including encrypted connections (HTTPS/TLS), access limited to people who need it, two-factor authentication on key accounts where available, secrets kept out of code, and reputable providers that maintain their own security programs. No method of transmission or storage is 100% secure, and we cannot guarantee absolute security. If we learn of a security incident that affects your personal information, we will notify you and authorities as required by law, including North Carolina's Identity Theft Protection Act.

10. Children's privacy (COPPA)

The Services are intended for businesses and adults. They are not directed to children under 13, and we do not knowingly collect personal information from children under 13, in line with the Children's Online Privacy Protection Act (COPPA). We also do not knowingly sell or share information of consumers under 16. If you believe a child has given us personal information, contact [email protected] and we will delete it.

11. Your US state privacy rights

Depending on where you live, and subject to the thresholds and exceptions in those laws, residents of states with comprehensive privacy laws, including California (CCPA as amended by the CPRA), Virginia (VCDPA), Colorado (CPA), Connecticut (CTDPA), Utah, Texas, Oregon, Montana, Iowa, Delaware, New Hampshire, New Jersey, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky, Nebraska and Rhode Island, may have some or all of these rights:

• Know and access: to confirm whether we process your personal information and get a copy of it, including the categories, sources, purposes and recipients.
• Correct inaccurate personal information.
• Delete personal information we collected from you.
• Portability: to receive your data in a portable format.
• Opt out of the sale of personal information, sharing for cross-context behavioral advertising, targeted advertising and certain profiling. We do not do these things.
• Limit the use of sensitive personal information. We do not use sensitive personal information for purposes that require this right.
• Appeal a decision we make about your request.
• Non-discrimination: we will not discriminate against you for exercising your rights.

California notice at collection: the categories of personal information we collect, their sources, purposes and the categories of recipients are listed in Sections 2 to 6, and retention periods in Section 8. In the past 12 months we have disclosed identifiers, commercial information, internet activity, audio information (call recordings) and inferences to service providers for business purposes. We have not sold or shared personal information, and we have no actual knowledge of selling or sharing information of consumers under 16. California residents may also request information about disclosures for direct marketing under California Civil Code § 1798.83 (Shine the Light); we do not make such disclosures.

Do Not Sell or Share / Global Privacy Control: because we do not sell or share personal information, there is nothing to opt out of; still, we treat browser opt-out signals such as Global Privacy Control (GPC) as a valid request to opt out of sale and sharing for that browser, and we will honor them if our practices ever change.

12. How to make a privacy request

To exercise your rights, email [email protected] with the subject "Privacy Request", or write to us at the address in Section 16. Tell us which right you want to exercise and the phone number or email you used with us.

• Verification: we will verify your request by matching information you provide with our records (for example, by confirming a code sent to your phone or email). We may ask for more information if needed, and we will only use it for verification.
• Authorized agents: an agent may submit a request on your behalf with your signed permission, and we may still ask you to verify your identity.
• Timing: we will respond within 45 days, and may extend once by another 45 days where allowed, letting you know why.
• Appeals: if we deny your request, you can appeal by replying with the subject "Privacy Appeal". We will respond within the time required by your state law. If you are not satisfied, you may contact your state Attorney General.
• Requests are free, except where requests are manifestly unfounded or excessive.

To stop text messages, reply STOP. To stop marketing emails, use the unsubscribe link.

13. International data transfers

We are based in the United States, and our Services are intended for businesses in the United States. Our service providers may process information in the United States and other countries where they or their subprocessors operate. If you access the Services from outside the United States, you understand that your information will be transferred to, stored and processed in the United States, where data protection laws may differ from those in your country. Where required, we rely on appropriate safeguards offered by our providers, such as standard contractual clauses.

14. Third-party links and Client websites

The Website may link to or embed third-party websites, including live websites we built for our Clients (for example, in our portfolio). Those sites are operated by their owners under their own privacy policies, and we are not responsible for their practices. If you submit information on a Client's website, that Client is responsible for it.

15. Changes to this policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The "Last updated" date at the top shows the latest version. If we make material changes, we will provide notice on the Website or by email before the changes take effect, and, where required, ask for your consent.

16. Contact us

Questions or requests about this policy or your personal information:

Wolf Industries LLC d/b/a Epik Leads
[BUSINESS ADDRESS — pending]
North Carolina, USA
Email: [email protected]
Phone: +1 305-424-2764

1. Quiénes somos y alcance

Esta Política de privacidad explica cómo Wolf Industries LLC, sociedad de responsabilidad limitada de Carolina del Norte que opera como Epik Leads ("Epik Leads", "nosotros" o "nuestro"), recoge, usa, comparte y protege información personal cuando visitas epikleads.co (el "Website"), llenas nuestros formularios, agendas una llamada, llamas o escribes a nuestro número, hablas con nuestro asistente de voz con IA, nos escribes por correo, nos pagas o usas de cualquier otra forma nuestros servicios (los "Servicios").

Esta política aplica a la información que tratamos para nuestros propios fines como negocio responsable de ella ("responsable" o "business"). Cuando tratamos información de los clientes de nuestros Clientes por cuenta de ellos (por ejemplo, leads que llegan por un website que construimos para un Cliente), actuamos como proveedor de servicios o encargado de ese Cliente, y esa información se rige por la política de privacidad del Cliente. Esta política no cubre websites ni servicios de terceros a los que enlazamos.

2. Información que recogemos

Según cómo interactúes con nosotros, recogemos las siguientes categorías de información personal:

No recogemos a propósito información sensible como números de Seguro Social, credenciales de cuentas financieras, ubicación precisa, datos de salud o biométricos. Por favor no nos la envíes. Las grabaciones de voz se usan para documentar y dar seguimiento a las llamadas, no para identificarte por tu huella de voz.

3. Fuentes de la información

• Directamente de ti, cuando llenas formularios, agendas en Cal.com, llamas, escribes, envías correos, pagas o nos mandas contenido.
• Automáticamente, desde tu navegador o dispositivo cuando usas el Website (ver Sección 7).
• De proveedores que actúan por nosotros, como Twilio (registros de llamadas y mensajes), Stripe (estado de pagos), Cal.com (citas) y nuestro asistente de voz con IA (transcripciones y resúmenes).
• De nuestros Clientes, cuando nos dan información de su negocio, su personal o sus clientes para prestarles Servicios.
• De fuentes públicas, como la ficha o el website público de tu negocio, cuando preparamos una llamada que agendaste.

4. Cómo usamos la información y bases legales

No usamos información personal para decisiones automatizadas con efectos legales o igual de significativos. No usamos el contenido de tus llamadas ni textos para entrenar modelos de IA de terceros, y configuramos a nuestros proveedores de IA, cuando existe la opción, para que no usen nuestros datos para entrenar modelos.

5. Llamadas, grabación y nuestro asistente de IA

Las llamadas a nuestro número pueden ser contestadas por un asistente de voz con IA que funciona con un modelo de IA de un tercero (xAI) a través de nuestro proveedor de telefonía (Twilio). El asistente puede responder preguntas, tomar tus datos y agendar una llamada. Las llamadas pueden ser grabadas y transcritas, y la IA puede generar un resumen. Twilio y xAI procesan las grabaciones, transcripciones y resúmenes por cuenta nuestra, y se guardan en nuestros sistemas para dar seguimiento, llevar registros correctos, capacitar a nuestro equipo y mejorar los Servicios.

Al comenzar la llamada te avisamos que hablas con un asistente de IA y que la llamada puede grabarse. Si no quieres hablar con el asistente ni ser grabado, puedes colgar y escribirnos a [email protected], o pedir una persona y te devolveremos la llamada.

6. Cómo compartimos la información

Solo compartimos información personal como se describe abajo:

• Proveedores de servicios (encargados) que actúan según nuestras instrucciones y con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:
  • Cloudflare (hosting del website, procesamiento de formularios y almacenamiento de respaldos)
  • SMTP2GO (envío por correo de formularios y mensajes)
  • Notion (nuestro registro interno de clientes)
  • Cal.com (agenda)
  • Stripe (procesamiento de pagos)
  • Twilio (número de teléfono, llamadas, grabación de llamadas y mensajes de texto)
  • xAI (el modelo de IA de nuestro asistente de voz, que procesa el audio y las transcripciones de las llamadas)
  • Umami (analítica del website respetuosa de la privacidad)
  • Google (correo del negocio y fuentes) y otras herramientas de trabajo que usamos para operar
• Legal y seguridad: cuando lo exija la ley, una citación u orden judicial, o para proteger los derechos, bienes o seguridad de Epik Leads, nuestros usuarios u otros, y para investigar fraude o abuso.
• Transferencias del negocio: en una fusión, adquisición, financiamiento, reorganización o venta de todo o parte del negocio, sujeto a esta política.
• Por indicación tuya o con tu consentimiento, por ejemplo cuando nos pides conectar una herramienta de un tercero.

7. Cookies y analítica

Nuestro Website está pensado para funcionar con el mínimo rastreo:

• Almacenamiento estrictamente necesario: usamos el almacenamiento local de tu navegador para recordar tu idioma (inglés o español) y, en demos incrustadas, el almacenamiento de sesión. No te rastrean entre sitios.
• Analítica: usamos, o podemos usar, Umami, una herramienta de analítica respetuosa de la privacidad que no usa cookies, no recoge identificadores personales y no te rastrea entre websites. Registra información agregada como páginas vistas, sitios de origen, tipo de dispositivo y país. Nuestro proveedor de hosting también puede procesar registros básicos de solicitudes por seguridad.
• Contenido de terceros: las páginas pueden cargar fuentes de Google Fonts y scripts de una red pública de distribución de contenido, y pueden incrustar websites reales que construimos para clientes. Esos proveedores pueden recibir tu dirección IP y datos del navegador al cargar el contenido. Nuestras páginas de Cal.com y Stripe las operan esas empresas con sus propias políticas de cookies.
• Píxeles publicitarios: por ahora no usamos píxeles publicitarios en epikleads.co. Si los agregamos, actualizaremos esta política y daremos las opciones que exija la ley.

Puedes borrar o bloquear el almacenamiento local en la configuración de tu navegador; el Website seguirá funcionando, pero puede no recordar tu idioma.

8. Conservación de datos

Guardamos la información personal solo el tiempo necesario para los fines de esta política; después la borramos o la anonimizamos. Plazos habituales:

• Leads y solicitudes de cita que no se convierten en Clientes: hasta 24 meses desde el último contacto.
• Grabaciones y transcripciones de llamadas: normalmente hasta 12 meses, salvo que se necesiten más por una disputa o razón legal.
• Mensajes de texto y registros de consentimiento SMS (incluidas las bajas): el tiempo necesario para respetar tus decisiones y probar el consentimiento, en general al menos 4 años desde el último mensaje, según los plazos de prescripción de la TCPA.
• Registros de cuentas, proyectos y facturación de Clientes: mientras dure la relación y hasta 7 años después por razones fiscales, contables y legales.
• Analítica: las estadísticas agregadas pueden guardarse indefinidamente porque no te identifican.

9. Seguridad

Usamos medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger la información personal, incluidas conexiones cifradas (HTTPS/TLS), acceso limitado a quienes lo necesitan, verificación en dos pasos en cuentas clave cuando está disponible, credenciales fuera del código y proveedores reconocidos que mantienen sus propios programas de seguridad. Ningún método de transmisión o almacenamiento es 100% seguro y no podemos garantizar seguridad absoluta. Si sabemos de un incidente de seguridad que afecte tu información personal, te avisaremos a ti y a las autoridades como exige la ley, incluida la Identity Theft Protection Act de Carolina del Norte.

10. Privacidad de menores (COPPA)

Los Servicios están dirigidos a negocios y adultos. No están dirigidos a menores de 13 años y no recogemos a sabiendas información personal de menores de 13, conforme a la Children's Online Privacy Protection Act (COPPA). Tampoco vendemos ni compartimos a sabiendas información de consumidores menores de 16. Si crees que un menor nos dio información personal, escribe a [email protected] y la borraremos.

11. Tus derechos de privacidad según leyes estatales de EE.UU.

Según dónde vivas, y sujeto a los umbrales y excepciones de esas leyes, los residentes de estados con leyes integrales de privacidad, incluidos California (CCPA modificada por la CPRA), Virginia (VCDPA), Colorado (CPA), Connecticut (CTDPA), Utah, Texas, Oregón, Montana, Iowa, Delaware, Nuevo Hampshire, Nueva Jersey, Tennessee, Minnesota, Maryland, Indiana, Kentucky, Nebraska y Rhode Island, pueden tener algunos o todos estos derechos:

• Saber y acceder: confirmar si tratamos tu información personal y obtener una copia, incluidas las categorías, fuentes, finalidades y destinatarios.
• Corregir información personal incorrecta.
• Borrar la información personal que recogimos de ti.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato trasladable.
• Excluirte de la venta de información personal, del intercambio para publicidad conductual entre contextos, de la publicidad dirigida y de ciertos perfiles. No hacemos ninguna de estas cosas.
• Limitar el uso de información personal sensible. No usamos información sensible para fines que requieran este derecho.
• Apelar una decisión que tomemos sobre tu solicitud.
• No discriminación: no te discriminaremos por ejercer tus derechos.

Aviso de California al momento de la recolección: las categorías de información personal que recogemos, sus fuentes, finalidades y categorías de destinatarios están en las Secciones 2 a 6, y los plazos de conservación en la Sección 8. En los últimos 12 meses hemos revelado identificadores, información comercial, actividad en internet, información de audio (grabaciones de llamadas) e inferencias a proveedores de servicios con fines comerciales. No hemos vendido ni compartido información personal, y no sabemos de ninguna venta o intercambio de información de consumidores menores de 16. Los residentes de California también pueden pedir información sobre revelaciones para marketing directo según el Código Civil de California § 1798.83 (Shine the Light); no hacemos ese tipo de revelaciones.

No vender ni compartir / Global Privacy Control: como no vendemos ni compartimos información personal, no hay nada de qué excluirse; aun así, tratamos las señales de exclusión del navegador como Global Privacy Control (GPC) como una solicitud válida de exclusión de venta e intercambio para ese navegador, y las respetaremos si nuestras prácticas cambian.

12. Cómo hacer una solicitud de privacidad

Para ejercer tus derechos, escribe a [email protected] con el asunto "Privacy Request", o envíanos una carta a la dirección de la Sección 16. Indica qué derecho quieres ejercer y el teléfono o correo que usaste con nosotros.

• Verificación: verificaremos tu solicitud comparando la información que nos des con nuestros registros (por ejemplo, confirmando un código enviado a tu teléfono o correo). Podemos pedir más información si hace falta y solo la usaremos para verificar.
• Agentes autorizados: un agente puede presentar una solicitud por ti con tu permiso firmado, y aun así podemos pedirte que verifiques tu identidad.
• Plazo: responderemos dentro de 45 días y podemos extenderlo una vez otros 45 días cuando la ley lo permita, explicándote el motivo.
• Apelaciones: si negamos tu solicitud, puedes apelar respondiendo con el asunto "Privacy Appeal". Responderemos en el plazo que exija la ley de tu estado. Si no quedas conforme, puedes contactar al Fiscal General de tu estado.
• Las solicitudes son gratis, salvo que sean manifiestamente infundadas o excesivas.

Para dejar de recibir textos, responde STOP. Para dejar de recibir correos de marketing, usa el enlace de baja.

13. Transferencias internacionales de datos

Estamos en Estados Unidos y nuestros Servicios están dirigidos a negocios en Estados Unidos. Nuestros proveedores pueden procesar información en Estados Unidos y en otros países donde operan ellos o sus subencargados. Si usas los Servicios desde fuera de Estados Unidos, entiendes que tu información se transferirá, almacenará y procesará en Estados Unidos, donde las leyes de protección de datos pueden ser distintas a las de tu país. Cuando se exija, nos apoyamos en las garantías adecuadas que ofrecen nuestros proveedores, como cláusulas contractuales tipo.

14. Enlaces de terceros y websites de Clientes

El Website puede enlazar o incrustar websites de terceros, incluidos websites reales que construimos para nuestros Clientes (por ejemplo, en nuestro portafolio). Esos sitios los operan sus dueños con sus propias políticas de privacidad y no respondemos por sus prácticas. Si envías información en el website de un Cliente, ese Cliente es responsable de ella.

15. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad de vez en cuando. La fecha de "Última actualización" de arriba indica la versión más reciente. Si hacemos cambios importantes, avisaremos en el Website o por correo antes de que entren en vigor y, cuando se exija, pediremos tu consentimiento.

16. Contacto

Preguntas o solicitudes sobre esta política o tu información personal:

Wolf Industries LLC, que opera como Epik Leads
[DIRECCIÓN DEL NEGOCIO — pendiente]
Carolina del Norte, EE.UU.
Correo: [email protected]
Teléfono: +1 305-424-2764